Welche Kosten für die Anschaffung eines Bürostuhls und anderer Arbeitsmittel im Arbeitszimmer kannst du steuerlich absetzen? Wer trägt die Kosten und wird das Home Office auch staatlich unterstützt? Die wichtigsten Home Office-Steuertipps auf einen Blick.
Bereits vor dem Corona-Virus haben Home Office und mobiles Arbeiten bei vielen Unternehmen eine Rolle gespielt. Doch spätestens seit der Pandemie und der dadurch zeitweise eingeführten Home Office-Pflicht (Seit 1.Juli 2021 gibt es in Deutschland keine Homeoffice-Pflicht mehr) ist auch allen anderen klar: Das Arbeiten im Home Office ist nicht mehr wegzudenken. Doch, gerade wenn du viel im Homeoffice arbeitest, brauchst du unbedingt eine gute Büroausstattung.
Ein ergonomischer Bürostuhl beispielsweise, sollte ein MUSS sein. Denn, ein Provisorium aus Küchentisch und Küchenstuhl ist auf die Dauer sehr ungesund und ein konzentriertes Arbeiten nicht möglich. Wenn es um das Arbeitszimmer in den eigenen vier Wänden geht, stellt sich bei vielen Beschäftigten unweigerlich eine Frage: Wie kann ich das Homeoffice steuerlich absetzen? Wir erklären es dir.
Arbeitszimmer-Steuertipps für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen
1. Anschaffung eines Bürostuhls durch den Arbeitgeber
Eines vorweg: Dies ist die beste und kostengünstigste Variante für dich. Stellt dir dein Arbeitgeber einen Bürostuhl (am besten einen ergonomischen) für das Homeoffice zur Verfügung, dann darfst du diesen neben deiner beruflichen Tätigkeit auch privat nutzen. Diese Ausstattung für dein Arbeitszimmer ist steuerfrei. Das heißt: Du musst den Bürostuhl nicht als geldwerte Leistung des Arbeitgebers beim Finanzamt angeben und versteuern.
2. Vereinbarung einer Homeoffice Unkostenpauschale mit dem Arbeitgeber
Deine Arbeitszimmer-Ausstattung für Zuhause kann dein Arbeitgeber auch mit einem Zuschuss von bis zu 1.500 Euro fördern. Diese Homeoffice-Pauschale deckt beispielsweise auch die Nutzung des privaten Telefon- und Internetanschlusses ab. Das heißt, du kannst diese Pauschale selbstverständlich auch für die Anschaffung von Büromöbeln verwenden. Um die Homeoffice-Vereinbarungen mit deinem Arbeitgeber zu klären, spreche die zuständigen Personen in der Personalabteilung entweder direkt an oder wende dich zunächst an deinen Abteilungsleiter.
3. Homeoffice-Pauschale als Werbungskosten in der Steuererklärung
Um Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen steuerlich zu entlasten, führte die Bundesregierung im Zuge des Jahressteuergesetzes 2020 die sogenannte Homeoffice-Pauschale ein. Diese Homeoffice-Pauschale setzt folgendes fest:
- Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, die im heimischen Arbeitszimmer ihrer beruflichen Tätigkeit nachgehen, erhalten eine Pauschale von 6 Euro pro Tag. Maximal jedoch 1.260 Euro pro Jahr.
- Bei der täglichen Pauschale ist unerheblich, ob dein Chef Homeoffice angeordnet hat, oder ob du freiwillig von zuhause arbeitest.
- Die Pauschale zählt nur, wenn du den Arbeitstag ausschließlich von zuhause gearbeitet hast. Warst du für einen Termin beispielsweise im Büro, so kann dieser Tag nicht mehr bei der Homeoffice-Pauschale geltend gemacht werden.
- Die Homeoffice-Pauschale zählt zu den Werbungskosten und ist entsprechend dort in der Steuererklärung anzugeben.
- Zunächst wurde die neue Homeoffice-Pauschale für 2020 und 2021 befristet. Sie wurde inzwischen entfristet und gilt weiterhin.
- Arbeitnehmer können neben der Homeoffice-Pauschale auch Kosten für Arbeitsmittel (z.B. PC, Drucker, Schreibtisch) und zu Hause anfallende Telefon- und Internetkosten als Werbungskosten abziehen. Bis zu 20 % des Rechnungsbetrags für Telefon und Internet, jedoch höchstens 20 Euro monatlich, können geltend gemacht werden, sofern der Arbeitgeber diese Kosten nicht erstattet.
Deine Ausstattung für das Arbeiten zuhause - beispielsweise den Bürostuhl - kannst du steuerlich absetzen.
Wichtig: Damit sich das Arbeiten im Home-Office positiv auf deine Steuererklärung auswirkt, müssen die gesamten Werbungskosten den jährlichen Pauschbetrag von 1.000 Euro Werbungskosten übersteigen. Denn, dieser Betrag kann ohnehin als Pauschale bei der Steuer geltend gemacht werden, selbst wenn für dich gar keine Werbungskosten angefallen sind.
Deshalb lohnt sich eine Anschaffung eines ergonomischen Bürostuhls für dein heimisches Arbeitszimmer gleich doppelt. Zum einen für die Gesundheit – dein Rücken wird es dir danken – und zum anderen steuerlich. Wenn du den Bürostuhl für das Home-Office auf eigene Rechnung kaufst, kann er als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden. Das geht auch, wenn kein eigenes Arbeitszimmer, also nur eine Arbeitsecke oder ähnliches vorhanden ist.
Ein Bürostuhl gilt als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG). Der Anschaffungsbetrag für ein GWG liegt bei 800 Euro netto. Der Bürostuhl darf also bei einem Kaufpreis von bis zu 800 Euro netto in voller Höhe im Anschaffungsjahr abgesetzt werden.
Worauf du unbedingt achten musst: Ist das Büromöbelstück teurer als 800 Euro netto, musst du die Kosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilen. In der Regel sind das 13 Jahre. Dies ist die behördlich festgesetzte Lebensdauer für Büromöbel. Und auch wenn du den Bürostuhl mehr als 10 Prozent der Gesamtnutzungszeit für die private Nutzung verwendest, kannst du die Kosten nur anteilig beim Finanzamt absetzen.
Selbstverständlich können auch die weiteren Kosten, wie Miete, Strom und Heizung für ein häusliches Arbeitszimmer weiterhin anteilig steuerlich geltend gemacht werden. Auch Arbeitsmittel können grundsätzlich schon immer in der Steuererklärung angegeben und abgesetzt werden.
Wichtig ist, dass du bei der Anschaffung deines Bürostuhls darauf achtest, dass dieser - wie hier beispielsweise der Aeris Swopper - unter 800 Euro kostet, damit du die Kosten auf einmal steuerlich absetzen kannst.
4. Angabe als außergewöhnliche Belastungen in der Steuererklärung
Eine weitere Möglichkeit, wie du die Aufwendung für einen ergonomischen Bürostuhl bei der Steuererklärung geltend machen kannst, ist die sogenannte „außergewöhnliche Belastung“. Diese greift dann, wenn es medizinische Gründe für einen gesunden, ergonomischen Aktiv-Bürostuhl gibt. Dies ist dann der Fall, wenn du beispielsweise eine Operation oder einen Unfall hinter dir hast sowie als Maßnahme nach einem Bandscheibenvorfall oder ähnlichem.
Allerdings muss dafür die Zumutbarkeitsgrenze nach § 33 EStG überschritten werden. Sie liegt bei für Singles ohne Kinder bei einem Einkommen bis 15.340 Euro bei fünf Prozent der Gesamteinkünfte. Steuerlich absetzbar werden in diesem Fall also schon Belastungen von mehr als 767 Euro pro Jahr.
Dokumentation ist wichtig – Belege sammeln
Wie bei allen steuerlichen Angelegenheiten, empfiehlt es sich auch beim Thema Arbeiten im Homeoffice, alle Belege über Anschaffungen sorgfältig aufzubewahren. Außerdem solltest du die Arbeitsplatzsituation an verschiedenen Tagen und zu verschiedenen Zeiten per Foto dokumentieren. Auch eine Bescheinigung deines Arbeitgebers für die in der Corona-Zeit nötige Home-Office-Pflicht (möglichst mit Datum und Anzahl der Stunden) kann sehr hilfreich sein.
Homeoffice Steuertipps für Freiberufler und Selbständige
Für Freiberufler und Selbstständige galt bereits vor dem Corona-Jahr eine Regelung, mit welcher Anschaffungen wie Bürostühle und Tische absetzbar sind. Seit 2018 kann neue Büroausstattung bis zu einem Netto-Anschaffungspreis von 800 Euro noch im Jahr der Anschaffung bei der Steuer voll abgesetzt werden.
Übersteigt der Kaufpreis jedoch 800 Euro, fällt die Anschaffung nicht mehr unter die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) und muss laut Afa-Tabelle des Bundesfinanzministeriums als Büromöbel über 13 Jahre abgeschrieben werden
Homeoffice Steuertipps für Unternehmen
Auch für Unternehmen gilt: Betragen die Anschaffungskosten für einen Bürostuhl bis 800 Euro, kann ein sofortiger Betriebsausgabenabzug im Rahmen der Regelung für geringwertige Wirtschaftsgüter nach § 6 Abs. 2 EStG vorgenommen werden.
Ein weiterer steuerlicher Vorteil ergibt sich, wenn die Ausgaben für eine größere Zahl von Büromöbeln mit Anschaffungskosten zwischen 250,- und 1.000 Euro zusammengefasst werden. Dann ist eine sogenannte Pooling-Lösung möglich: Unternehmer dürfen die oben genannten Wirtschaftsgüter in einem Sammelposten bündeln und über fünf Jahre abschreiben.
Das heißt konkret: Eine Firma, die jetzt 20 hochwertige Bürostühle im Wert von je 800 Euro kauft, kann für dieses Jahr 16.000 Euro steuerlich absetzen – oder fünf Jahre lang je 3.200 Euro.
Gut zu wissen: So lassen sich trotz Corona-Krise gleich zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. Unternehmer investieren in die Gesundheit und Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter mit rückenstärkenden und bewegungsfördernden Bürostühlen und senken gleichzeitig gezielt ihre Steuerlast.
Homeoffice-Kosten: Mehr finanzielle Unterstützung durch Arbeitgeber und Staat gewünscht
Neben der steuerlichen Absetzbarkeit des Arbeitsplatzes im Eigenheim, ergibt sich auch immer wieder die Frage nach Fördermitteln von Arbeitgeber und Staat für das Homeoffice.
Laut einer Aeris-Homeoffice-Studie aus dem Jahr 2020 mit 2.000 befragten Personen, erwarten mehr als ein Drittel der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, dass sich sowohl ihr Arbeitgeber als auch der Staat stärker an den Kosten für einen Homeoffice-Arbeitsplatz beteiligen.
Warum jedoch ist mehr staatliche Förderung notwendig? Schon jetzt klagen zwei Drittel der Befragten über gesundheitliche Probleme im Homeoffice und haben daher bereits auch auf eigene Kosten beispielsweise einen ergonomischen Bürostuhl oder einen höhenverstellbaren Schreibtisch investiert.
Über 35 Prozent der Befragten wünschen sich beim Thema Homeoffice-Ausstattung mehr finanzielle Unterstützung durch Staat und Arbeitgeber
Beim Arbeiten im Homeoffice müssen auch jetzt noch viele Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen improvisieren. So wird bei vielen der Küchen- oder Esszimmertisch zum Schreibtisch und der Küchenstuhl zum Bürostuhl umfunktioniert. Dies ließe sich durch einen staatlichen Zuschuss für die Anschaffung einer ergonomisch korrekten Büroausstattung verbessern. Laut der Aeris-Studie ist bei 54 Prozent der Befragten die Ausstattung mit Büromöbeln im Homeoffice deutlich schlechter als im Büro. Die Folge: gesundheitliche Probleme, wie zum Beispiel Rückenschmerzen, Verspannungen im Nacken- und Schulterbereich oder Kopfschmerzen.
Nur bei 18 Prozent der befragten hat der Arbeitgeber den Homeoffice-Platz komplett ausgerüstet, bei 27 Prozent wurde ein Teil der Kosten durch den Arbeitgeber erstattet. 20 Prozent jedoch tragen die Kosten für Möbel und Technik im häuslichen Arbeitszimmer selbst. 37 Prozent der Studienteilnehmer und Teilnehmerinnen, erwarten bei der Ausstattung mehr finanziellen Zuschuss von ihrem Betrieb. Und auch den Bund sehen 35 Prozent der Befragten in der Pflicht, sich zum Beispiel über weitere Steuervorteile an den Kosten für das Corona-bedingte Homeoffice zu beteiligen.
Staatliche Förderung „go-digital“ für KMU
Ganz untätig ist der Staat in Sachen Homeoffice-Förderung allerdings auch nicht. Mit dem Förderprogramm „go digital“ beispielsweise, unterstützt der Bund kleine und mittelständische Unternehmen sowie Handwerksbetriebe dabei, digitale Strukturen für Homeoffice-Arbeitsplätze einzurichten. Dabei können bis zu 50 Prozent der Kosten übernommen werden.
Weitere Informationen zum Förderprogramm „go digital“ und wo du die Förderung beantragen kannst, findest du hier.
Auch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle BAFA bietet aktuell ein Förderprogramm an: Die BAFA Corona-Beratung. Dabei unterstützt ein vom BAFA finanzierter Unternehmensberater die Betriebe bei der digitalen Anpassung an die neue Arbeitswelt im Homeoffice sowie bei weiterer Unternehmensplanung. Anspruch auf die BAFA-Fördermittel für den Aufbau von Homeoffice-Arbeitsplätzen, haben Firmen, die Corona-bedingt in Schwierigkeiten geraten sind. Die Beratung wird bis zu einem Höchstbetrag von 2.700 Euro gefördert.
Weitere Informationen zum Förderprogramm des BAFA und zum Antrag, findest du hier.
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