Die To-Do-Liste wächst, der Tag hat gefühlt zu wenig Stunden und am Ende hast du das Gefühl nicht alles geschafft zu haben? Welche Tipps und Strategien du anwenden kannst, um deine Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern und gleichzeitig eine gesunde Work-Life-Balance zu bewahren, erfährst du in diesem Artikel.
Was ist Produktivität eigentlich genau?
Unter Produktivität versteht man das Verhältnis zwischen Einsatz und Ergebnis. Mit anderen Worten: Das Ziel, mit möglichst wenig Input den größtmöglichen Output zu erreichen. Es liegt also auf der Hand, dass viele Menschen sowohl im beruflichen als auch im privaten Alltag danach streben, ihre Produktivität in allen möglichen Bereichen bestmöglich zu steigern.
Wenn wir konzentriert und fokussiert sind, arbeiten wir nicht nur effizienter, sondern verbessern auch die Qualität unserer Arbeit. Auch in unserem Privatleben können wir durch feste Strukturen und Prioritäten unsere Produktivität steigern und so für eine gesunde Work-Life-Balance und ein ausgeglicheneres und zufriedeneres Leben sorgen.
"Flow"-Zustand als idealer Produktivitätszustand
Kennst du das? Manchmal gibt es diese Tage, an denen die Zeit einfach nicht vergehen will – vor allem dann, wenn die Aufgaben eintönig sind oder wir vor einer kniffligen Herausforderung stehen, für die wir nicht auf Anhieb die richtige Lösung finden.
Und dann gibt es Tage, an denen alles wie am Schnürchen läuft: Wir sind voll und ganz in eine Aufgabe vertieft und vergessen dabei alles andere um uns herum. Die Zeit scheint wie im Flug zu vergehen und wir sind voller Energie. In diesen Momenten sind wir im „Flow“.
Geprägt wurde der Begriff „Flow“ in den 1970er Jahren von dem ungarischen Psychologen Mihály Csíkszentmihályi, der den Zustand als ein „völliges Eintauchen in eine Tätigkeit“ beschreibt.
Um in diesen psychologischen Zustand höchster Produktivität zu gelangen, sind nach der aktuellen Flow-Forschung die folgenden 3 Kriterien entscheidend:
Konzentration:
Im Flow schenken wir einer Tätigkeit mühelos unsere volle Aufmerksamkeit. Oftmals wird bei dieser kognitiven Komponente auch von „effortless attention“ gesprochen.
Motivation:
Bei der aufgabenbezogenen Komponente des Flow-Zustands sind wir hochmotiviert und voller Tatendrang bei der Sache.
Befriedigung:
Im Zustand der höchsten Produktivität wird die Tätigkeit selbst als „belohnend“ erlebt, weil sie uns Spaß macht und mit Sinn erfüllt.
Zusammengefasst bist du im Flow, wenn
- du deine Arbeit schneller als gewöhnlich erledigst, aber trotzdem in bester Qualität und dich dabei zu keinem Zeitpunkt überfordert, angestrengt oder gelangweilt fühlst.
- sich deine Wahrnehmung voll und ganz auf die vorliegende Aufgabe konzentriert.
- du jegliches Gefühl für Zeit und Raum verlierst, sodass sich beispielsweise zwei Stunden wie fünf Minuten anfühlen können.
Im Flow Zustand verschwimmen Zeit- und Selbstwahrnehmung.
Der Flow-Zustand ist ein faszinierendes Phänomen, das sich besonders schnell bei Tätigkeiten einstellt, die uns in unserer Freizeit Freude bereiten.
Auch im Arbeitsalltag ist es möglich, diesen Zustand höchster Produktivität zu erreichen. Der Weg zu diesem Ziel ist jedoch von Mensch zu Mensch verschieden.
Nachfolgend möchten wir dir jedoch gerne einige Techniken und Strategien mit an die Hand geben, wie du deine Produktivität am Arbeitsplatz steigern und die Chancen auf produktive Zustände im Flow erhöhen kannst.
5 Tipps, wie du deine Arbeitsproduktivität steigern kannst
1. Investiere in eine angemessene Büroausstattung
Ob im Büro oder im Homeoffice - ein produktives Arbeitsumfeld beginnt mit der richtigen Büroausstattung! Denn Fakt ist: Wer gesund ist und keine körperlichen Beschwerden hat, ist insgesamt leistungsfähiger und produktiver.
Ergonomische Büromöbel von Aeris sind ein echter Produktivitätsbooster! Sie sorgen dafür, dass du den ganzen Tag in Bewegung bleibst. Das stärkt die Muskulatur und beugt Rückenschmerzen und Verspannungen aktiv vor. Außerdem wird die Durchblutung und Sauerstoffversorgung des Gehirns gefördert, wodurch wir uns besser konzentrieren können und somit aufmerksamer und produktiver arbeiten.
Das belegt auch eine von uns durchgeführte Studie zum Aeris Active Office: Ganze 75 Prozent der Teilnehmer gaben an, dass sie am Aeris Active Office Desk im Vergleich zu herkömmlichen Arbeitsplätzen konzentrierter und produktiver arbeiten konnten.
Durch die regelmäßigen Haltungswechsel zwischen Sitzen und Stehen wird der Stoffwechsel angeregt und die Sauerstoffsättigung des Blutes erhöht.
Insgesamt konnte bei den Probanden durch die verbesserten Arbeitsbedingungen mit der ergonomischen Büroausstattung von Aeris eine Produktivitätssteigerung um 10 Prozent nachgewiesen werden.
Ergonomische Büromöbel unterstützen dich dabei, produktiver arbeiten zu können.
2. Passe deine Arbeitsweise an deine Bedürfnisse an
Wie bereits erwähnt ist jeder Mensch individuell und hat unterschiedliche Bedürfnisse. Es ist also wichtig zu erkennen, was du für dich persönlich brauchst, um deine Produktivität bei der Arbeit voll ausschöpfen zu können.
Finde heraus, wie und wo du am besten arbeiten kannst: Ob im Homeoffice, Büro oder vielleicht von unterwegs - indem du deine Bedürfnisse erkennst, kannst du deinen Arbeitsplatz und deine Arbeitsweise für optimal gestalten.
Welcher Arbeitstyp bist du?
- Der Schweigefuchs - Konzentriert und analytisch. Du bevorzugst eher ein ruhiges Arbeitsumfeld, um dich voll auf deine Aufgaben fokussieren zu können.
- Die Teambiene - Kollaborativ und teamorientiert. Offene Arbeitsflächen und der Austausch mit Kollegen motivieren dich und fördern deine Kreativität.
- Der Reisehase - Mobil und flexibel. Du arbeitest gern unterwegs.
- Der Singvogel - Kommunikativ und immer vernetzt. Dir ist es wichtig, mit der richtigen Kommunikationstechnik ausgestattet zu sein, um dich jederzeit mit deinen Kollegen vernetzen zu können.
- Das Chamäleon - Anpassungsfähig und vielseitig. Du fühlst dich in jeder Umgebung wohl und kannst dich gut an unterschiedliche Arbeitsbedingungen anpassen.
3. Minimiere Ablenkungen
Eines der größten Hindernisse, die unsere Produktivität beeinflussen, sind Ablenkungen.
Sei es durch Umgebungslärm, laute Kollegen oder die ständigen Benachrichtigungen als Nachteil einer dauerhaften Erreichbarkeit – all diese Faktoren können unsere Konzentration mindern und die Chancen auf einen Flow-Zustand drastisch verringern.
Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung nutzen
Wenn du der lauten Umgebung am Arbeitsplatz nicht aus dem Weg gehen kannst, können Kopfhörer die ideale Lösung darstellen, damit du trotz des Lärms nicht deinen Fokus verlierst. Du kannst entweder ruhige Musik hören oder dir beispielsweise Kopfhörer mit Noise-Cancelling zulegen, um die Störgeräusche komplett auszublenden.
Fokuszeiten einplanen
Die ständige Erreichbarkeit und die Vielzahl an Benachrichtigungen führen nicht nur zu einer Reizüberflutung an Informationen, sondern reißen uns jedes Mal aufs Neue aus unserem Fokus und verhindern damit, dass wir konzentriert in eine Aufgabe eintauchen können.
Um dies zu verhindern, hilft es konkrete Fokuszeiten festzulegen, in denen du ungestört deine ganze Aufmerksamkeit einer Aufgabe zuwenden kannst. Diese Zeiträume trägst du am besten auch ganz bewusst in deinen Kalender ein, damit deine Kollegen Bescheid wissen, dass du in dieser Zeit nicht erreichbar bist. Um weitere Ablenkungen zu vermeiden, solltest in deinen Fokuszeiten alle Push- und Chat-Benachrichtigungen ausschalten und den „Bitte-nicht-stören“-Modus aktivieren.
4. Entwickle gesunde Routinen
Gesunde Gewohnheiten und Routinen sind die Grundlage für einen produktiven und ausgeglichenen Arbeitsalltag. Besonders wichtig sind dabei folgende fünf Energielieferanten, die du unbedingt in deinen Tagesablauf integrieren solltest:
1. Auf ausreichend Schlaf achten
Dein Körper braucht 7 bis 8 Stunden Schlaf – und das besten immer zur gleichen Zeit. So kann sich deine innere Uhr optimal einstellen, sodass du am nächsten Morgen leichter aufstehen und mit mehr Energie in den Tag starten kannst.
2. Gesunde Ernährung
Bring gesunde Snacks wie Nüsse und Obst mit an deinen Arbeitsplatz. Die kleinen Energielieferanten enthalten wichtige Nährstoffe, die für eine bessere Konzentration während der Arbeit sorgen.
3. Ausreichend Wasser trinken
Etwa 2 Liter Wasser pro Tag sind für die Stoffwechselvorgänge und Transportwege in unserem Körper notwendig, damit wir den ganzen Tag über genügend Energie haben.
Dir fällt es schwer den Tag über genug zu trinken? Eine Trinkflasche, die dir anzeigt, wie viel du bis zu welcher Uhrzeit getrunken haben solltest und wann es Zeit ist, die Flasche wieder aufzufüllen, kann dir dabei helfen.
4. Sport
Es ist wichtig, den Körper auch während der Arbeit aktiv in Bewegung zu halten- zum Beispiel durch ergonomische Bürolösungen wie den Aeris Swopper.
Für einen gesunden und ausgeglichenen Lebensstil solltest du jedoch auch privat regelmäßig Sport betreiben. Ob Fitnessstudio, Tennis, Yoga oder Joggen - hauptsache Bewegung!
5. Bewusste Pausen einlegen
Mehr Arbeit = mehr Produktivität? FALSCH! Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass regelmäßige Pausen während der Arbeitszeit essenziell sind, um unsere Kreativität und Produktivität zu steigern.
Nimm dir also unbedingt bewusst Zeit für deine Mittagspause! Am besten gehst du dabei eine Runde an die frische Luft, um dein Gehirn mit Sauerstoff zu versorgen und deine Batterien wieder neu aufzuladen.
5. Organisiere dich durch klare Strukturen
Die richtige Organisation durch sinnvoll festgelegte Strukturen ist unerlässlich, um produktiv arbeiten zu können.
To-Do Listen und Arbeitsmanagement Tools können dir dabei helfen, den Übersicht über deine Aufgaben und die entsprechenden Deadlines zu bewahren. Priorisiere die Projekte, die aktuell am wichtigsten sind und versuche Multitasking beim Abarbeiten deiner Aufgaben zu vermeiden.
Während man früher zwar davon ausging, dass Multitasking die Produktivität steigert, haben inzwischen mehrere Studien gezeigt, dass eigentlich genau das Gegenteil der Fall ist: Multitasking kann deine individuelle Produktivität stark beeinträchtigen und potentielle Flow-Zeiten erheblich verringern.
Es ist ein Mythos, dass man produktiver arbeitet und in kürzerer Zeit mehr schafft, wenn man mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigt.
Um noch mehr Struktur und Organisation in deinen Arbeitsalltag zu bringen, gibt es verschiedene Zeitmanagementstrategien, die dir helfen können, produktiver zu arbeiten:
Pomodoro-Technik:
Bei dieser Technik arbeitest du in 25-minütigen Intervallen, den sogenannten „Pomodoros“, gefolgt von einer kurzen Pause von fünf Minuten. Nach vier Pomodoros machst du eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.
Eisenhower-Matrix:
Diese Technik hilft dir, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren. Teile deine Aufgaben in vier Quadranten ein:
- Wichtig und dringend (sofort erledigen)
- Wichtig, aber nicht dringend (für später einplanen)
- Dringend, aber nicht wichtig (delegieren)
- Weder dringend, noch wichtig (eliminieren)
Pareto-Prinzip:
Diese Regel besagt, dass 80 % der Ergebnisse oft durch 20 % des Einsatzes erzielt werden.
Fokussiere dich auf die Aufgaben, die den größten Einfluss haben, und reduziere den Aufwand für weniger wichtige Aufgaben.
Dein Weg zu mehr Produktivität
Wenn du diese aufgeführten Strategien und Techniken zur Produktivitätssteigerung anwendest, wirst du in Zukunft effizienter arbeiten und gleichzeitig eine gesunde Work-Life-Balance aufrechterhalten können. Finde heraus, welche Methode für dich am besten funktioniert und integriere sie in deinen Arbeitsalltag, um deine Produktivität dauerhaft zu steigern.
